Politique de confidentialité

Objectif de la politique

La présente politique a pour but d’expliquer les pratiques de Nature-Action Québec en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. Le respect de la vie privée et des renseignements personnels est important et c’est pourquoi l’organisation a à cœur de les protéger conformément aux lois en vigueur.

En fournissant à Nature-Action Québec des renseignements personnels, par l’intermédiaire de son site web, par courriel, en personne ou par tout autre moyen, un individu accepte que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique. La Politique est rédigée en langage clair afin d’assurer un consentement éclairé des utilisateurs.

Vous trouverez sur cette même page les règles de gouvernance dont s’est doté Nature-Action Québec en matière de protection des renseignements personnels.

Champ d’application

S’appuyant sur la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, la présente politique s’applique à tout le personnel de l’organisme de même qu’à tous ses partenaires, fournisseurs et bénévoles.

Principes généraux

1. Consentement

La collecte de certains renseignements personnels est soumise à des consentements spécifiques. Nature-Action Québec s’engage à n’utiliser que les renseignements personnels nécessaires et aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Dans l’éventualité où Nature-Action Québec voudrait utiliser vos renseignements personnels pour une autre fin que celle décrite dans la Politique, il faudrait obtenir votre consentement préalablement.

Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, notamment en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à confidentialite@nature-action.qc.ca . Pour ce qui est des communications numériques, vous pouvez retirer ce consentement en utilisant la fonction de désinscription qu’elles contiennent.

2. Catégories de renseignements personnels

Les renseignements personnels que Nature-Action Québec peut recueillir ainsi que les buts pour lesquels ils sont recueillis ont été regroupés en catégories.

3. Témoins et technologies similaires

Nature-Action Québec utilise des fichiers témoins (« cookies »), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journaux ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur les sites web détenus ou gérés par Nature-Action Québec, aux destinataires des infolettres, invitations et autres communications. Avec votre accord, les données sont compilées par des tiers et utilisées par Nature-Action Québec afin d’étudier certains comportements et d’améliorer les fonctionnalités des produits utilisés. Les tiers utilisés par Nature-Action Québec sont indiqués en gras ci-dessous, de même que les fins d’utilisation des témoins.

Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l’historique de recherche pour faciliter l’expérience de navigation en ligne de l’utilisateur. Il est important de savoir que, l’activation de l’option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d’autres serveurs d’installer des témoins sur votre système. Vous pouvez définir les paramètres de votre navigateur pour qu’il vous informe de la présence de témoins, vous laissant ainsi la possibilité de les accepter ou non.

Les renseignements personnels recueillis ou communiqués par l’intermédiaire de sites web externes ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité. Nature-Action Québec n’est pas responsable du contenu des sites web vers lesqules elle peut diriger les visiteurs de ses propres plateformes électroniques. Nature-Action Québec invite les visiteurs des sites web externes à prendre connaissance des politiques de confidentialité qui s’appliquent aux sites web visités.

4. Protection et conservation des données

Lorsqu’une personne est en possession de renseignements de nature personnelle d’un tiers, elle se doit de les protéger de tout usage non conforme, toute utilisation malveillante, divulgation accidentelle ou toute autre forme illégale de traitement. À cet effet, les renseignements devront se trouver dans un document sécurisé par des mesures de protection physiques, techniques ou administratives telles qu’un mot de passe que seuls les gens ayant été autorisés doivent connaître. Une entente de confidentialité est mise en place avec le personnel qui travaille avec tout type de données personnelles.

De plus, les renseignements ne sont jamais transmis ou partagés par courriel, sauf si celui-ci est dûment sécurisé.
Des procédures de traitement des données personnelles et un programme de formation de cybersécurité ont été mis en place auprès des employés.

Les renseignements personnels sont hébergés au Canada uniquement à l’exception des données transmises pour les infolettres qui sont hébergées par Mailchimp aux États-Unis.

Une fois leur finalité atteinte, les renseignements personnels doivent être détruits ou anonymisés, conformément à la politique de confidentialité en vigueur.

RÈGLES DE GOUVERNANCE ET PROTECTION DES RENSEIGNENTS PERSONNELS

Mise en contexte :

En cohérence avec sa politique de confidentialité, Nature-Action Québec s’est doté de règles de gouvernance entourant la protection des renseignements personnels détenus dans l’organisation. Les mesures décrites ci-dessous visent à préciser nos pratiques internes en matière de gestion des renseignements personnels.

1. MESURES APPLICABLES À TOUTES LES ÉTAPES DU CYCLE DE VIE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1.1 Confidentialité des renseignements personnels

Nature-Action Québec s’engage à ce que tout renseignement personnel demeure confidentiel sauf si la personne concernée par ce renseignement consent à sa divulgation ou qu’il revêt un caractère public en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après la « Loi »).

1.2 Consentement obligatoire et validité du consentement

Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, aucune collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels ne se fera sans le consentement de la personne concernée par le renseignement.

1.3 Nécessité d’un renseignement

Nature-Action Québec collecte uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins pour lesquelles ils sont collectés, et l’utilisation de ces renseignements personnels sera limitée aux fins prévues lors de la collecte.

Une fois leur finalité atteinte, les renseignements personnels seront détruits ou anonymisés.

2. MESURES APPLICABLES À CHAQUE ÉTAPE DU CYCLE DE VIE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

2.1 Mesures liées à la collecte

Nature-Action Québec s’engage à demander le consentement des personnes concernées avant de recueillir leurs renseignements personnels.

2.2 Mesures liées à la sauvegarde des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés dans des dossiers sécurisés.

2.3 Mesures liées à l’utilisation des renseignements personnels

a. Un renseignement personnel ne sera utilisé au sein de Nature-Action Québec qu’aux fins pour lesquelles il a été recueilli, à moins du consentement de la personne concernée ou lorsque la Loi le permet.

b. Chaque membre du personnel de Nature-Action Québec n’utilise que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions. De plus, chaque membre du personnel de l’organisation qui utilise des renseignements personnels est tenu à la confidentialité de ceux-ci.

2.4 Mesures liées à la communication des renseignements personnels

Avant de communiquer un renseignement personnel, tous les employés de Nature-Action Québec doivent s’assurer qu’ils sont en droit de le faire.
Les renseignements personnels peuvent être communiqués à un proche parent d’une personne décédée si la connaissance de ce renseignement est susceptible d’aider la personne dans son processus de deuil (à moins que la personne décédée ait consigné son refus par écrit auparavant).

2.5 Mesures liées à la conservation des renseignements personnels

Nature-Action Québec établit un calendrier déterminant des périodes de conservation par catégorie de renseignements personnels en conformité avec les lois applicables et voit à son application.

2.6 Mesures liées à la destruction des renseignements personnels

Pour les renseignements personnels sur papier, ils devront être totalement déchiquetés.
Pour les renseignements personnels numériques, ils devront être totalement supprimés des appareils (ordinateurs, téléphones, tablettes, disques durs externes), des serveurs et des outils infonuagiques.

2.7 Anonymisation des renseignements personnels

L’anonymisation des renseignements personnels ne devrait se faire que si l’organisation souhaite les conserver et les utiliser à des fins sérieuses et légitimes. La méthode d’anonymisation des renseignements personnels choisie est le masquage de données. Cette méthode consiste à modifier les données dites sensibles en caractères symboliques (*) ou (#).
Nature-Action Québec s’assurera que l’information restante ne permette plus, de façon irréversible, l’identification directe ou indirecte des individus concernés et s’assurera d’évaluer régulièrement le risque de réidentification des données anonymisées en effectuant des tests et des analyses pour garantir leur efficacité.

3. DROITS D’ACCÈS ET DROIT À L’OUBLI

Toute personne concernée par l’utilisation de ses renseignements personnels est en droit de demander :

• • • • D’obtenir l’information visée par la collecte et l’utilisation de ses renseignements personnels;
      • De les faire corriger s’il juge les renseignements incomplets ou inexacts;
      • De les faire supprimer;
      • De retirer son consentement s’il le juge nécessaire.

Pour ce faire, ou pour toute plainte en lien avec les renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.